Fluxi - VentaFlow SAS

Privacy Policy / Política de privacidad

Last updated / Ultima actualizacion: June 19, 2026

Privacy Policy

Fluxi is operated by VentaFlow SAS, NIT 901.898.317-1, domiciled in Bogota D.C., Colombia, with address Carrera 13 No. 76 - 47. This policy explains how Fluxi collects, uses, stores, discloses, transfers and deletes personal data when businesses, their teams and related users access app.fluxi.co, app.dev.fluxi.co and Fluxi services, including integrations with Meta products such as WhatsApp Business, Messenger and Instagram.

This web policy complements the full Spanish data processing policy available as a PDF at fluxi.co privacy PDF. If you use Fluxi for your own customers, you are responsible for giving those customers the notices and obtaining the permissions required by applicable law and messaging platform rules. Depending on the context, Fluxi may act as data controller/responsible for account and operational data, and as processor/encargado for customer data processed on behalf of a business user.

Information we process

Account, workspace and contact data: name, email, phone number, company, role, billing data, support requests and account settings.
Authentication and integration data: Meta business identifiers, WhatsApp Business Account IDs, phone number IDs, Page IDs, Instagram business account IDs, access tokens, scopes, webhook configuration, connection status and related technical metadata.
Conversation data: inbound and outbound messages, message metadata, delivery events, conversation state, customer contact data, attachments, images, audio, documents or other media sent by users or customers.
Commerce and operational data: products, funnels, order details, shipping data, payment and logistics references, templates, chatbot settings, notes, tags and automation configuration.
Usage, diagnostic and security data: browser, device, IP address, timestamps, logs, API events, error reports, audit trails and feature usage.
AI-assisted data: when a business enables or configures automated or AI-assisted features, Fluxi may process conversation content, instructions, product context, order context, uploaded media and tool results to draft, classify, route or respond to conversations.

Purposes

Create, authenticate and administer Fluxi accounts, workspaces, permissions and subscriptions.
Connect and operate third-party services selected by the business user, including WhatsApp Business, Messenger, Instagram, payment providers, logistics providers and commerce tools.
Send, receive, display, store and organize conversations and related operational history.
Manage message templates, inbox workflows, chatbot configuration, order confirmations, customer support, contact records and analytics.
Provide automated or AI-assisted features when enabled or configured by the business user, including drafting, classifying, routing, summarizing or responding to conversations.
Provide customer support, troubleshooting, security, abuse prevention, fraud prevention, service quality, billing, accounting and legal compliance.
Send service notices and, when permitted, commercial information about Fluxi products, updates or offers.

Meta, WhatsApp, Messenger and Instagram data

Fluxi processes Meta Platform Data only to provide and improve the features requested by the business user. Examples include connecting a channel, validating permissions, sending or receiving messages, managing templates, reading webhook events, showing conversation history and reporting delivery status. We do not sell Meta Platform Data, do not use it for unrelated advertising, and do not share information from one customer chat with another customer.

WhatsApp conversations must respect opt-in, opt-out, approved template and customer service window rules. The business user is responsible for ensuring that people have agreed to receive messages, for honoring requests to stop receiving messages, and for avoiding spam, deception or unexpected communications. Fluxi provides tools that help operate those workflows, but the business user remains responsible for lawful and policy-compliant use.

When AI-assisted features are enabled, Meta conversation data may be processed by Fluxi systems and selected AI service providers only as needed to provide the requested feature. Fluxi does not use Meta Platform Data to train public or general-purpose foundation models for unrelated purposes.

Sensitive data and minors

Fluxi is not designed to request sensitive identifiers, full payment card numbers, financial account numbers, health information, biometric data, political or religious information, or information from children. Business users should not ask customers to share unnecessary sensitive data through Fluxi or connected messaging channels. If such information is sent voluntarily, we process it only as needed to provide the service, protect users, comply with law or delete/restrict it when appropriate.

Sharing, transfers and service providers

We share or transfer data only when needed to operate Fluxi, when instructed by the business user, or when required by law. Categories may include:

Meta and its products, when necessary for WhatsApp Business, Messenger or Instagram integrations.
Cloud hosting, infrastructure, analytics, logging, security, support and communication providers.
Payment, logistics, ecommerce, CRM or automation providers connected by the business user.
Companies in the Neuropublico / Fluxi business group, advisors and contractors who help operate the service.
Authorities, courts or third parties when required to comply with legal obligations or protect rights, safety and security.

Some providers may process data outside Colombia. Where applicable, we use contractual, technical and organizational measures intended to protect confidentiality, security and lawful processing.

Retention and deletion

We retain data for as long as needed to provide Fluxi, maintain records, support users, comply with legal, tax and accounting obligations, prevent abuse, resolve disputes and enforce agreements. Connected channel tokens and integration records may be deleted or disconnected when no longer needed. Conversation, order and operational records may be retained while the workspace is active and for a reasonable period afterward, unless deletion is requested and no legal retention obligation applies.

Specific data deletion instructions are available at /privacy-policy.

Your rights

Under Colombian Law 1581 of 2012 and applicable data protection rules, data subjects may have the right to know, access, update, rectify and request deletion of their personal data; request proof of authorization; be informed about the use of their data; revoke authorization where applicable; and file complaints before the Superintendencia de Industria y Comercio after the applicable internal process.

How to exercise your rights

Send privacy requests to juridico@neuropublico.com. For technical support related to integrations or deletion execution, you may also contact tech@fluxi.co. Written requests should include the data subject's name, contact email, proof of identity or authority when needed, a clear description of the request, the right invoked, and any relevant account, workspace, Page, Instagram, WhatsApp Business Account or phone number identifiers.

Requests for consultation are generally answered within ten (10) business days from receipt, with a possible extension of up to five (5) additional business days when justified. Claims for correction, update, deletion or revocation are generally answered within fifteen (15) business days from the day after receipt, with a possible extension of up to eight (8) additional business days when justified. If a request is incomplete, we may ask for additional information to verify identity or authority.

Security

We use administrative, technical and organizational safeguards designed to protect personal data, including access controls, HTTPS, credential protection, restricted access to production systems, monitoring, logging and internal security practices. No system is completely secure, but we work to protect data according to its sensitivity and the nature of the service.

Changes and contact

We may update this policy to reflect product, legal or operational changes. The current version will remain publicly available at this URL. For privacy questions, contact juridico@neuropublico.com or tech@fluxi.co.

Política de privacidad

Fluxi es operado por VentaFlow SAS, NIT 901.898.317-1, con domicilio en Bogota D.C., Colombia, direccion Carrera 13 No. 76 - 47. Esta politica explica como Fluxi recolecta, usa, almacena, divulga, transfiere y elimina datos personales cuando empresas, sus equipos y usuarios relacionados usan app.fluxi.co, app.dev.fluxi.co y servicios Fluxi, incluyendo integraciones con productos de Meta como WhatsApp Business, Messenger e Instagram.

Esta pagina complementa la politica completa de tratamiento de datos disponible en PDF en fluxi.co privacy PDF. Si usas Fluxi para comunicarte con tus propios clientes, eres responsable de entregar los avisos y obtener las autorizaciones requeridas por la ley aplicable y por las reglas de las plataformas de mensajeria. Segun el contexto, Fluxi puede actuar como Responsable del Tratamiento para datos de cuenta y operacion, y como Encargado para datos de clientes procesados por cuenta del usuario empresa.

Información que tratamos

Datos de cuenta, espacio de trabajo y contacto: nombre, correo, telefono, empresa, rol, facturacion, solicitudes de soporte y configuraciones.
Datos de autenticacion e integracion: identificadores de negocio de Meta, WhatsApp Business Account IDs, phone number IDs, Page IDs, Instagram business account IDs, tokens de acceso, permisos, configuracion de webhooks, estado de conexion y metadatos tecnicos.
Datos de conversaciones: mensajes entrantes y salientes, metadatos, eventos de entrega, estado de conversaciones, contactos de clientes, adjuntos, imagenes, audio, documentos u otros medios enviados por usuarios o clientes.
Datos comerciales y operativos: productos, embudos, ordenes, datos de envio, referencias de pago o logistica, plantillas, configuracion de chatbot, notas, etiquetas y automatizaciones.
Datos de uso, diagnostico y seguridad: navegador, dispositivo, IP, fechas, logs, eventos API, reportes de error, auditoria y uso de funcionalidades.
Datos para funciones asistidas por IA: cuando una empresa habilita o configura automatizaciones o IA, Fluxi puede procesar conversaciones, instrucciones, contexto de producto, contexto de orden, media cargada y resultados de herramientas para redactar, clasificar, enrutar o responder conversaciones.

Finalidades

Crear, autenticar y administrar cuentas, espacios de trabajo, permisos y suscripciones de Fluxi.
Conectar y operar servicios de terceros elegidos por el usuario empresa, incluyendo WhatsApp Business, Messenger, Instagram, pagos, logistica y comercio.
Enviar, recibir, mostrar, guardar y organizar conversaciones e historial operativo relacionado.
Gestionar plantillas, bandeja de entrada, configuracion de chatbot, confirmaciones de ordenes, soporte, contactos y analitica.
Prestar funciones automatizadas o asistidas por IA cuando el usuario empresa las habilita o configura.
Prestar soporte, resolver errores, mantener seguridad, prevenir abuso o fraude, gestionar calidad del servicio, facturacion, contabilidad y cumplimiento legal.
Enviar avisos de servicio y, cuando este permitido, informacion comercial sobre productos, actualizaciones u ofertas de Fluxi.

Datos de Meta, WhatsApp, Messenger e Instagram

Fluxi trata Datos de la Plataforma de Meta solo para prestar y mejorar las funciones solicitadas por el usuario empresa. Esto incluye conectar canales, validar permisos, enviar o recibir mensajes, gestionar plantillas, leer eventos de webhooks, mostrar historial de conversaciones y reportar estados de entrega. No vendemos Datos de la Plataforma de Meta, no los usamos para publicidad no relacionada y no compartimos informacion de un chat de cliente con otro cliente.

Las conversaciones de WhatsApp deben respetar reglas de opt-in, opt-out, plantillas aprobadas y ventana de atencion al cliente. El usuario empresa es responsable de asegurarse de que las personas aceptaron recibir mensajes, de respetar solicitudes para dejar de recibir mensajes y de evitar spam, engaño o comunicaciones inesperadas.

Cuando las funciones asistidas por IA estan habilitadas, datos de conversaciones Meta pueden ser procesados por sistemas Fluxi y proveedores de IA seleccionados solo cuando sea necesario para prestar la funcion solicitada. Fluxi no usa Datos de la Plataforma de Meta para entrenar modelos fundacionales publicos o de proposito general para fines no relacionados.

Datos sensibles y menores

Fluxi no esta disenado para solicitar identificadores sensibles, numeros completos de tarjetas, cuentas financieras, informacion de salud, datos biometricos, informacion politica o religiosa, ni informacion de ninos, ninas o adolescentes. Los usuarios empresa no deben pedir datos sensibles innecesarios por Fluxi o canales conectados. Si se envian voluntariamente, los tratamos solo en la medida necesaria para prestar el servicio, proteger usuarios, cumplir la ley o eliminarlos/restringirlos cuando corresponda.

Compartición, transmisiones y proveedores

Compartimos o transmitimos datos solo cuando es necesario para operar Fluxi, cuando el usuario empresa lo instruye o cuando la ley lo exige. Las categorias pueden incluir:

Meta y sus productos, cuando sea necesario para integraciones con WhatsApp Business, Messenger o Instagram.
Proveedores de nube, infraestructura, analitica, logs, seguridad, soporte y comunicaciones.
Proveedores de pagos, logistica, ecommerce, CRM o automatizacion conectados por el usuario empresa.
Empresas del grupo Neuropublico / Fluxi, asesores y contratistas que apoyan la operacion del servicio.
Autoridades, juzgados o terceros cuando sea requerido para cumplir obligaciones legales o proteger derechos y seguridad.

Algunos proveedores pueden procesar datos fuera de Colombia. Cuando aplica, usamos medidas contractuales, tecnicas y organizacionales para proteger confidencialidad, seguridad y tratamiento legal.

Retención y eliminación

Conservamos datos mientras sea necesario para prestar Fluxi, mantener registros, dar soporte, cumplir obligaciones legales, tributarias y contables, prevenir abuso, resolver disputas y hacer cumplir acuerdos. Tokens de canales conectados y registros de integracion pueden eliminarse o desconectarse cuando ya no sean necesarios. Conversaciones, ordenes y registros operativos pueden conservarse mientras el espacio de trabajo este activo y por un periodo razonable posterior, salvo solicitud de eliminacion y siempre que no exista obligacion legal de conservacion.

Las instrucciones especificas de eliminacion estan disponibles en /privacy-policy.

Derechos de los titulares

Bajo la Ley 1581 de 2012 y normas aplicables, los titulares pueden conocer, acceder, actualizar, rectificar y solicitar la supresion de sus datos personales; solicitar prueba de autorizacion; ser informados sobre el uso de sus datos; revocar la autorizacion cuando aplique; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio despues del tramite interno aplicable.

Cómo ejercer derechos

Envia solicitudes de privacidad a juridico@neuropublico.com. Para soporte tecnico relacionado con integraciones o ejecucion de eliminaciones, tambien puedes contactar tech@fluxi.co. La solicitud debe incluir nombre del titular, correo de contacto, prueba de identidad o autoridad cuando aplique, descripcion clara de la solicitud, derecho invocado y cualquier identificador relevante de cuenta, workspace, Page, Instagram, WhatsApp Business Account o phone number.

Las consultas se responden generalmente dentro de diez (10) dias habiles desde su recibo, con posible prorroga de hasta cinco (5) dias habiles adicionales. Los reclamos de correccion, actualizacion, supresion o revocatoria se responden generalmente dentro de quince (15) dias habiles desde el dia siguiente al recibo, con posible prorroga de hasta ocho (8) dias habiles adicionales. Si una solicitud esta incompleta, podemos pedir informacion adicional para verificar identidad o autoridad.

Seguridad

Usamos medidas administrativas, tecnicas y organizacionales disenadas para proteger datos personales, incluyendo controles de acceso, HTTPS, proteccion de credenciales, acceso restringido a produccion, monitoreo, logs y practicas internas de seguridad. Ningun sistema es completamente seguro, pero trabajamos para proteger los datos segun su sensibilidad y la naturaleza del servicio.

Cambios y contacto

Podemos actualizar esta politica para reflejar cambios de producto, legales u operativos. La version vigente permanecera disponible publicamente en esta URL. Para preguntas de privacidad, contacta juridico@neuropublico.com o tech@fluxi.co.